Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Gdańsku

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH I OCHRONY SYGNALISTÓW W WOJEWÓDZKIM INSPEKTORACIE FARMACEUTYCZNYM W GDAŃSKU

ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

§1

1. Wyrażenia lub zwroty użyte w Procedurze Zgłoszeń Zewnętrznych winny być interpretowane zgodnie ze znaczeniem przypisywanym im w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23  października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, a w przypadku braku definicji legalnej zgodnie ze znaczeniem przypisywanym im w orzecznictwie i prawniczej doktrynie unijnej oraz polskiej przy uwzględnieniu powszechnie przypisywanego im znaczenia.
2. „Zgłoszenia zewnętrznego” może dokonać „sygnalista”. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłosi lub ujawni publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w dziedzinach określonych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności wymienione w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Procedurę Zgłoszeń Zewnętrznych w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Gdańsku stosuje się do wszelkich spraw prowadzonych w wyniku zgłoszenia zewnętrznego od momentu przekazania przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub zgłoszenia dokonanego bezpośrednio w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Gdańsku.
4. Procedurę Zgłoszeń Zewnętrznych w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Gdańsku stosuje się do zgłoszeń pochodzących od osób  o ustalonej tożsamości z wyłączeniem zgłoszeń anonimowych, które nie będą rozpatrywane.
5. Zgłoszenie zewnętrzne zostanie rozpatrzone, jeżeli będzie dotyczyć dziedziny należącej do zakresu działania tego organu. W innym przypadku zostanie przekazane innemu właściwemu organowi (art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów), chyba że nie będzie spełniać wymagań określonych w ustawie. Dziedziny prawa objęte ustawą o ochronie sygnalistów zostały wymienione w art. 3 ust. 1 ustawy.
6. Zgłoszenia będą przyjmowane tylko poprzez dedykowane kanały komunikacji.
7. Zgłoszenia można dokonać pisemnie lub ustnie.
8. Przesyłanie sygnaliście informacji, zawiadomień, zaświadczeń i innych dokumentów będzie możliwe tylko w razie podania adresu do kontaktu.

 ROZDZIAŁ 2

PRZEPISY SZCZEGÓŁOWE 

§2

1. Kanały komunikacji:

1. zgłoszenie elektroniczne należy skierować na adres poczty elektronicznej: sygnalista@wiif.gdansk.pl (obsługiwany przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniu prawa);
2. zgłoszenie w postaci papierowej można złożyć osobiście w sekretariacie Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Gdańsku w godzinach pracy organu, albo przesłać listownie na adres: ul. Na Stoku 50, 80-874 Gdańsk
3. zgłoszenie ustne można złożyć osobiście lub podczas rozmowy telefonicznej (tel. 58-300-00-92,
   58-300-00-93), należy jednak wcześniej  zaznaczyć, że dotyczy ono materii podlegającej ustawie o ochronie sygnalistów.

2. Zgłoszenia pisemnego (w formie papierowej lub elektronicznie) można dokonać na formularzu, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury i dostępny jest do pobrania w Biuletynie Informacji Publicznej Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Gdańsku.
3. Zgłoszenie w formie papierowej powinno być skierowane w zamkniętej kopercie i zostać opatrzone adnotacją, że stanowi zgłoszenie zewnętrzne o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów (np. dopisek „Zgłoszenie sygnalisty” lub inny równoważny).
4. Zgłoszenie ustne powinno zostać poprzedzone umówieniem spotkania z osobę upoważnioną w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Gdańsku do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniu prawa, w celu zapewnienia kompletności, poufności i integralności danych, w tym ich zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
5. Z przyjęcia zgłoszenia w formie ustnej osoba upoważniona w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Gdańsku do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych sporządza protokół.
6. Nieupoważnieni pracownicy Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Gdańsku, którzy dowiedzieli się o treści zgłoszenia zewnętrznego zobowiązani są do jej nieujawniania i niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi.

§3

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

1. Status sygnalisty uzyskuje się w momencie złożenia zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Potwierdzenie przez Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego przyjęcia zgłoszenia, nie ma wpływu na uzyskanie tego statusu.
2. Ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów nie można się zrzec. Nie można też przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia (za wyjątkiem odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji).
3. Warunkiem uzyskania ochrony jest działanie sygnalisty z dobrej wierze (tj. podjęcia działania motywowanego posiadaniem uzasadnionej podstawy, aby sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa).
4. Sygnalista może ubiegać się o wydanie przez organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych zaświadczenia potwierdzającego podleganie ochronie prawnej określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
5. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
6. Działanie w złej wierze (wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło) może stanowić jednak podstawę odpowiedzialności karnej określonej w art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów.
7. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.
8. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

§4

Tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym

1. Zgłoszenie podlega wstępnej weryfikacji pod kątem spełnienia wymagań określonych w ustawie o ochronie sygnalistów, w szczególności ocenie, czy dotyczy informacji o naruszeniu prawa i jakiej dziedziny, w tym dziedziny należącej do zakresu działania Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego, a w przeciwnym razie ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
2. Jeżeli zgłoszenie będzie zawierać braki uniemożliwiające nadanie mu prawidłowego biegu, sygnalista może zostać wezwany do jego uzupełnienia, poprawienia lub sprostowania w wyznaczonym terminie, chyba że sprzeciwił się przesłaniu takich danych albo istnieją uzasadnione podstawy, aby sądzić, że ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości.
3. Jeżeli zgłoszenie nie będzie mogło zostać rozpoznane, w tym wskutek nieuzupełnienia braków uniemożliwiających nadanie zgłoszeniu dalszego biegu, zostanie pozostawione bez rozpatrzenia.
4. Jeżeli zgłoszenie zostanie przyjęte i będzie dotyczyć naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego, zostanie rozpatrzone.
5. Jeżeli zgłoszenie nie będzie należeć do zakresu działania Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego podlegać będzie przekazaniu do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. 
6. Jeżeli zgłoszenie nie będzie dotyczyć informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów, Pomorski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny odstąpi od jego rozpatrzenia lub przekazania.
7. Zgłoszenie zewnętrzne podlega zewidencjonowaniu w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

§5

Termin przekazania informacji zwrotnej

1. W terminie do 7 dni od przyjęcia zgłoszenia sygnaliście zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
2. Informacja zwrotna, zawierająca  informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań, zostanie przekazana w terminie do 3 miesięcy od wpływu zgłoszenia. Jeżeli działania następcze nie będą mogły być w tym terminie zakończone, sygnalista zostanie o tym powiadomiony i poinformowany o nowym terminie rozpatrzenia zgłoszenia, nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
3. Sygnalistę informuje się także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających.
4. Kontakt z sygnalistą będzie realizowany przez wybrany przez niego kanał komunikacji, chyba że okaże się to niemożliwe z przyczyn technicznych.

§6

Zasady poufności

1. Dedykowany kanał komunikacji do zgłoszeń zewnętrznych jest obsługiwany przez upoważnioną osobę.
2. Dostęp do rejestru zgłoszeń zewnętrznych podlega ograniczeniu. Przechowuje się go w sposób zapewniający poufność danych.
3. Danych związanych ze zgłoszeniem nie archiwizuje się. Podlegają one usunięciu na zasadach i w terminach określonych w przepisach art. 8 i 46 ustawy o ochronie sygnalistów. Po zakończeniu każdego roku dokonuje się przeglądu zgromadzonych danych w celu ustalenia upływu okresu ich przechowywania.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania podlegają niezwłocznemu usunięciu.

§7

Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, za wyjątkiem przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. 
2. Przed ujawnieniem danych osobowych Pomorski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny jest obowiązany powiadomić sygnalistę o tym zamiarze i wyjaśnić powody ujawnienia, za wyjątkiem przypadku, gdyby takie ujawnienie mogło zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.
3. Przy rozpatrywaniu zgłoszenia obowiązują zasady przetwarzania danych określonych w RODO, w szczególności określone w art. 5, w tym zasada minimalizacji przetwarzanych danych.
4. Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Danych osobowych nie przetwarza się dłużej, niż przez czas określony w przepisach art. 8 i 48 ustawy o ochronie sygnalistów, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 10 tej ustawy.
5. Wobec wszystkich podmiotów danych realizowane będą obowiązki informacyjne określone w przepisach art. 13 i art.14 RODO, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów.

§8

Charakter działań następczych

1. Działania następcze mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, wyjaśnienie okoliczności, w których doszło lub może dojść do naruszenia prawa w opisanych w zgłoszeniu okolicznościach, jakie przepisy zostały lub mogą zostać naruszone, jakich postępowań dotyczą lub z jakiego rodzaju odpowiedzialnością w świetle prawa krajowego się wiążą lub mogą wiązać, a także jakie czynności należy podjąć, aby przeciwdziałać naruszeniu prawa albo jakie postępowania prawne należy zainicjować.
2. W toku działań następczych dąży się do wyjaśnienia okoliczności związanych z informacjami o naruszeniu prawa oraz pozyskania informacji i dokumentów niezbędnych do prawidłowego rozpoznania zgłoszenia.

§9

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi 

1. Wobec sygnalisty nie można podejmować działań odwetowych, w szczególności określonych w art. 12 ust. 1 i 2 lub art. 13 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
2. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.
3. Sygnalista może ubiegać się o wydanie przez organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych zaświadczenia potwierdzającego podleganie ochronie prawnej określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Nie przewiduje się udzielania poufnych porad dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego. Informacji takich można poszukiwać w publicznie dostępnych źródłach.

§10

Warunki korzystania przez sygnalistę z ochrony za naruszenie poufności

1. Naruszenie poufności dotyczy działań sygnalisty, które mogą wyczerpywać znamiona zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
2. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty (w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa), pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
3. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalisty może on wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
4. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
5. Ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów nie można się zrzec. Nie można też przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia (za wyjątkiem odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji).

§11

Pierwszeństwo trybu zgłoszenia wewnętrznego

Zgodnie z art. 48 ust. 1 pkt 10 i art. 25 ust. 2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów podstawowym trybem zgłaszania naruszeń jest zgłoszenie wewnętrzne, przed zgłoszeniem zewnętrznym i ujawnieniem publicznym, w szczególności gdy istnieje możliwość skutecznego zaradzenia naruszenia prawa w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

§12

Kontakt z Rzecznikiem Praw Obywatelskich

1. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
2. Kontakt z Rzecznikiem Praw Obywatelskim można realizować na zasadach określonych w ustawie z dnia 15 lipca 1987 r. o Rzeczniku Praw Obywatelskich (tekst ustawy dostępny na stronie internetowej Sejmu RP „isap.sejm.gov.pl”).
3. Rzecznik Praw Obywatelskich realizuje swoje zadania przy pomocy Biura Rzecznika Praw Obywatelskich.
4. Kontakt z Rzecznikiem Praw Obywatelskim jest możliwy:
1. pisemnie, na adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
2. internetowo: poprzez formularz internetowy (https://bip.brpo.gov.pl/wniosek/index.php?lang=pl), albo zgłoszenie przesłane na elektroniczną skrzynkę podawczą (/RPO/SkrytkaESP), albo kontakt e.mailowy z pracownikami Biura RPO (biurorzecznika@brpo.gov.pl)
3. osobiście w Biurze RPO lub poprzez infolinię.

Szczegółowe dane są dostępne na stronie internetowej https://bip.brpo.gov.pl/pl.

Formularz służy zgłoszeniu Pomorskiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Farmaceutycznemu informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928). Organ nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych. Organ zapewnia poufność zgłoszonych danych, w tym tożsamości sygnalisty, na warunkach określonych w ustawie oraz obowiązującej w Procedurze Zgłoszeń Zewnętrznych w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Gdańsku.

Zgłoszenie naruszenia prawa

Data dokonania zgłoszenia: …………………………………………………………………………………………………

Imię i nazwisko osoby zgłaszającej (sygnalisty): ………………..………………..………………………………

Dane kontaktowe osoby zgłaszającej (e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny): ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Opis okoliczności, które zgłaszający uznaje za przejaw naruszenia: 

1. Czego dotyczy (z katalogu określonego w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów) ? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Na czym polegał proceder (szczegółowy opis przedmiotu naruszenia, w tym daty i miejsca jego wystąpienia, okoliczności i daty powzięcia informacji o naruszeniu, wskazanie osoby podejrzewanej o naruszenie prawa oraz osób mających związek ze sprawą)? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Istotne dla sprawy dowody:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Oświadczam, że powyższego zgłoszenia dokonuję na zasadach określonych w ustawie z dnia 
14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, po uprzednim zapoznaniu się z warunkami jego dokonywania określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów i obowiązującej w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Gdańsku Procedurze Zgłoszeń Zewnętrznych.

Oświadczam, że podane powyżej informacje są zgodne z moją najlepszą wiedzą i nie stanowią bezpodstawnego pomówienia.

……….……………………………..

                                                                                                                        (imię i nazwisko)

Informujemy, iż Pani/Pana dane osobowe pozyskane w związku z realizacją naszych zadań ustawowych wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów lub w innych okolicznościach (np. przesłanie wiadomości elektronicznej, kontakt telefoniczny), przetwarzane są: (i) w celu prowadzenia korespondencji z Panią/Panem, co stanowi uzasadniony interes Administrator) lub (ii) wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Przysługują Pani/Panu prawo do: wniesienia skargi do organu nadzorczego, sprzeciwu, dostępu do danych, ich sprostowania, przeniesienia, usunięcia a także ograniczenia przetwarzania. Administrator Danych Osobowych: Pomorski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny w Gdańsku z siedzibą przy ul. Na Stoku 50, 80-874 Gdańsk. Inspektor Ochrony Danych: iod@wiif.gdansk.pl. Pełna treść klauzuli informacyjnej dostępna jest na stronie internetowej: https://wiif.nowybip.pl/rodo

POUCZENIE

- Zgodnie z art.  15 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów: Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

- Zgodnie z art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów: Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.